De ESF Plus App biedt een inzichtelijke en gestructureerde weergave van (over)realisatie en prognose van de door uw organisatie(s) verwachte declarabele kosten. In de ESF Plus App ingebrachte kosten op basis van sub-projecten casemanagement, externe kosten en incidentiele loonkostensubsidies zijn op verschillende niveaus te raadplegen. Er zal een Q&A onderdeel (vraag en antwoord) in de ESF Plus App worden opgenomen.
In de ESF Plus App wordt per relatie een administratie ingericht. De administratie van deze relatie wordt ingericht met projecten (bijvoorbeeld de huidige ESF+ 1e tranche aanvragen). Deze projecten kunnen onderverdeeld worden in deelprojecten, als hier sprake van is. Op (deel)projectniveau worden de activiteiten aangemaakt, bijvoorbeeld casemanagement, externe kosten en loonkostensubsidies. Ook binnen de activiteiten zijn deelactiviteiten mogelijk. Op het laagste niveau wordt de begroting van de declarabele kosten, zoals opgenomen in de aanvraag, opgenomen per partner in het (deel)project. De realisatie, de werkelijke declarabele kosten worden ook op het laagste niveau vastgelegd. In de overzichten in de ESF Plus App wordt de realisatie op ieder niveau (cumulatief) getoond ten opzichte van de begroting. Ook wordt de realisatie geprognosticeerd tot het einde van de projectperiode.
De prestatieverantwoording wordt op deelnemersniveau vastgelegd op basis van aselecte steekproeven die door de ESF Plus App worden bepaald. Op deelnemersniveau kunnen documenten worden geüpload en notities worden gemaakt en getoond.
Voor de verantwoording van het casemanagement wordt op medewerkersniveau in de ESF Plus App een dossier aangelegd voor de bewijsvoering bij de eindverantwoording. In dit dossier worden gegevens bijgehouden om te komen tot de tariefberekening die nodig is om de declarabele kosten te berekenen. Het kan gaan om vaste gegevens van de projectmedewerker, maar ook om bijvoorbeeld loongegevens.
De tariefberekening wordt in de ESF Plus App aangemaakt op basis van het dienstverband van de projectmedewerker, de projectperiode, de loonperiode en uiteraard het brutoloon of het SCO-tarief (Simplified Cost Option).
Met de berekende tarieven en de geüploade caseloads worden de declarabele kosten opgenomen in de ESF Plus App op basis van de VCV-methodiek (Vereenvoudigde Caseload Verantwoording).
De verantwoording van het casemanagement op basis van de VCV-verantwoording geschied door het downloaden van de caseload uit de clientadministratie van de klant. Deze download wordt door de Kenniskamers geschikt gemaakt voor te uploaden in de ESF Plus App. Na het uploaden van het caseloadbestand zijn direct de declarabele kosten beschikbaar in de ESF Plus App omdat de caseloads op projectmedewerkerniveau worden berekend en afgezet tegen de door de ESF Plus App berekende declarabele tarieven per projectmedewerker.
Monitoring van de ingelezen caseloads op basis van steekproeven moet aantonen dat de berekende kosten echt declarabel zijn. De medewerkers van de Kenniskamers hebben veel ervaring met het beoordelen van de declarabele kosten en kunnen de klant hierin adviseren.
Naast de real time inzage in de realisatie van de declarabele kosten ten opzichte van de begroting is ook tussentijdse verantwoording aan de klant en/of Uitvoering van Beleid mogelijk via de ESF Plus App. De eindverantwoording wordt in de ESF Plus App opgemaakt. De controle op de eindverantwoording door Uitvoering van Beleid, en/of de auditautoriteit en/of de EU kan ook via de ESF Plus App plaatsvinden door de medewerkers van deze organisaties toegang te geven tot de door hen aangeleverde steekproefdata. Nadat deze organisaties de steekproeven hebben aangeleverd worden deze bekendgemaakt in de ESF Plus App en kan door de Kenniskamers of de klant de bewijsvoering worden toegevoegd voordat de controles plaatsvinden. Tijdens de controles wordt door de betrokken partijen op steekproefregelniveau gecommuniceerd met elkaar (klant, De Kenniskamers, controle-instantie).
De bewaartermijn voor ESF+ is ten minste tot 31 december 2036 of tot een nader door de Minister aan de subsidieontvanger schriftelijk bekend te maken datum. Na afloop van het project (definitieve vaststelling van de subsidie) wordt de gehele projectadministratie zoals opgenomen in de ESF Plus App digitaal beschikbaar gesteld aan de klant ter archivering. De Kenniskamers zal deze projectadministratie ook als backup archiveren op een offline server.
Wenst u meer informatie over de ESF Plus App of een demo bij u op locatie? Neem contact op met een van onze adviseurs, wij denken graag met uw organisatie mee.
Het ESF+ programma focust zich op de arbeidstoeleiding van werkzoekenden en het faciliteren van werkgevers die deze groep op weg kan helpen.
Lees meer
ESF+ Sociale Inclusie is een initiatief dat gericht is op het vergroten van maatschappelijke participatie en het bevorderen van sociale inclusie.
Lees meer
ESF+ focust zich op het bevorderen van een gender-evenwichtige arbeidsmarktparticipatie door gelijke arbeidsvoorwaarden en toegang tot betaalbare kinderopvang.
Lees meer